02.06.2025
Что такое PMS-система и как ее выбрать
Ручное управление бронированиями и номерным фондом — ахиллесова пята гостиничного бизнеса. Овербукинг из-за человеческих ошибок, часы работы с бумажными отчетами для МВД, потеря доходов от несогласованности тарифов — эти проблемы ежедневно снижают прибыль. Согласно данным Минэкономразвития, рост внутреннего туризма в России достиг 8% в 2022 году, а государственные инвестиции в инфраструктуру превысили 11 млрд рублей в 2023-м. На фоне такой динамики автоматизация — критический фактор выживания отеля.
PMS консолидирует все операционные процессы: от регистрации гостей до финансовой аналитики. Система исключает двойное бронирование, автоматизирует передачу данных в миграционные службы и повышает загрузку номерного фонда. Без этого инструмента отель рискует упустить возможности растущего рынка.
PMS консолидирует все операционные процессы: от регистрации гостей до финансовой аналитики. Система исключает двойное бронирование, автоматизирует передачу данных в миграционные службы и повышает загрузку номерного фонда. Без этого инструмента отель рискует упустить возможности растущего рынка.
Система управления номерным фондом pms — что это?
Определение и назначение
PMS (от англ. Property Management System — расшифровка «система управления недвижимостью») — специализированное программное обеспечение для управления гостиничными операциями. Программное обеспечение объединяет контроль бронирований, распределение номеров, финансовый учет и координацию персонала в едином интерфейсе. Цель — заменить бумажные журналы и электронные таблицы цифровой платформой, минимизирующей рутину и ошибки.
Система синхронизирует данные между администраторами, горничными и службой приема, создавая единое информационное пространство. Результат — сокращение времени обработки заявок и снижение затрат на администрирование.
Базовые функции
☑️Онлайн-шахматка в реальном времени. Инструмент визуализирует занятость номеров с точностью до минуты. Администратор видит статусы уборки, брони с пометками о раннем заезде или позднем выезде, историю обслуживания. Динамическое обновление исключает продажу недоступных номеров и оптимизирует загрузку фонда.
☑️Автоматизация отчетов для МВД и курортного сбора. Расчет курортного сбора происходит автоматически при закрытии счета — больше не нужны ручные калькуляторы или сверки с бухгалтерией.
☑️Синхронизация с OTA-платформами. Каналы бронирования — Booking, Ostrovok, Яндекс.Путешествия — подключаются через Channel Manager. Тарифы и доступность номеров обновляются одновременно на всех площадках. При резервировании через агрегатор система мгновенно блокирует номер в шахматке, предотвращая двойные продажи.
PMS (от англ. Property Management System — расшифровка «система управления недвижимостью») — специализированное программное обеспечение для управления гостиничными операциями. Программное обеспечение объединяет контроль бронирований, распределение номеров, финансовый учет и координацию персонала в едином интерфейсе. Цель — заменить бумажные журналы и электронные таблицы цифровой платформой, минимизирующей рутину и ошибки.
Система синхронизирует данные между администраторами, горничными и службой приема, создавая единое информационное пространство. Результат — сокращение времени обработки заявок и снижение затрат на администрирование.
Базовые функции
☑️Онлайн-шахматка в реальном времени. Инструмент визуализирует занятость номеров с точностью до минуты. Администратор видит статусы уборки, брони с пометками о раннем заезде или позднем выезде, историю обслуживания. Динамическое обновление исключает продажу недоступных номеров и оптимизирует загрузку фонда.
☑️Автоматизация отчетов для МВД и курортного сбора. Расчет курортного сбора происходит автоматически при закрытии счета — больше не нужны ручные калькуляторы или сверки с бухгалтерией.
☑️Синхронизация с OTA-платформами. Каналы бронирования — Booking, Ostrovok, Яндекс.Путешествия — подключаются через Channel Manager. Тарифы и доступность номеров обновляются одновременно на всех площадках. При резервировании через агрегатор система мгновенно блокирует номер в шахматке, предотвращая двойные продажи.
Ключевые критерии выбора PMS
Облачная или серверная версия?
Решение о типе размещения системы определяет гибкость работы и расходы на обслуживание. Облачные PMS работают через интернет-браузер. Доступ возможен с планшета, смартфона или ноутбука без привязки к рабочему месту. Программное обеспечение автоматически обновляется без участия персонала отеля. Техническое обслуживание серверов и резервное копирование данных лежит на провайдере решения.
Серверные коробочные версии устанавливаются на локальный компьютер или сервер отеля. Требуют выделенного IT-специалиста для настройки, обновлений и устранения сбоев. Начальная стоимость может быть ниже, но со временем расходы на обслуживание и обновление оборудования растут. При поломке есть риск потерять данные, поэтому для современных гостиниц такое решение часто оказывается невыгодным.
Что важно знать?
Вывод: для небольших и средних отелей облачная модель предпочтительнее по совокупности факторов.
Решение о типе размещения системы определяет гибкость работы и расходы на обслуживание. Облачные PMS работают через интернет-браузер. Доступ возможен с планшета, смартфона или ноутбука без привязки к рабочему месту. Программное обеспечение автоматически обновляется без участия персонала отеля. Техническое обслуживание серверов и резервное копирование данных лежит на провайдере решения.
Серверные коробочные версии устанавливаются на локальный компьютер или сервер отеля. Требуют выделенного IT-специалиста для настройки, обновлений и устранения сбоев. Начальная стоимость может быть ниже, но со временем расходы на обслуживание и обновление оборудования растут. При поломке есть риск потерять данные, поэтому для современных гостиниц такое решение часто оказывается невыгодным.
Что важно знать?
- При выборе облачного решения критически важна стабильность интернет-канала. При скорости ниже 10 Мбит/с возможны лаги при синхронизации данных с OTA и формировании отчетов МВД в пиковые часы заезда.
- Для серверных версий заложите в бюджет расходы на резервное питание (ИБП от 15 000 руб.) и ежегодное обновление ПО (до 20% от стоимости лицензии).
Вывод: для небольших и средних отелей облачная модель предпочтительнее по совокупности факторов.
Необходимые интеграции
Функциональность системы напрямую зависит от ее способности взаимодействовать с внешними сервисами. Отсутствие ключевых интеграций превращает даже мощную PMS в изолированный инструмент с ограниченной пользой.
Обязательные подключения для российских отелей:
Отсутствие хотя бы одного из этих элементов создает ручные операции и повышает риск ошибок.
Обязательные подключения для российских отелей:
- Электронные замки (OZlocks, iLocks, Saflok). Автоматическая выдача ключей-карт при заселении гостя, блокировка при выезде, управление доступом.
- Бухгалтерские системы (1С, Контур.Эльба). Синхронизация финансовых операций, гостевых счетов, данных поставщиков.
- Каналы бронирования (OTA). Двусторонняя синхронизация с Booking.com, Ostrovok.ru, Яндекс.Путешествиями для актуального управления квотами и тарифами.
Отсутствие хотя бы одного из этих элементов создает ручные операции и повышает риск ошибок.
Аналитика доходов и загрузки
Управление рентабельностью отеля невозможно без точных метрик. Система должна генерировать отчеты по ключевым показателям эффективности без ручных расчетов.
Основные метрики:
Также важны данные по источникам бронирований, длительности пребывания гостей, динамике цен по сегментам и дням недели. Наличие встроенных инструментов прогнозирования спроса на основе исторических данных — значительное конкурентное преимущество. Без этих отчетов сложно принимать обоснованные решения по ценообразованию и маркетингу.
Основные метрики:
- ADR — среднюю стоимость проданного номера за день.
- RevPAR — доход на доступный номер, который комплексно отражает и цену, и загрузку.
Также важны данные по источникам бронирований, длительности пребывания гостей, динамике цен по сегментам и дням недели. Наличие встроенных инструментов прогнозирования спроса на основе исторических данных — значительное конкурентное преимущество. Без этих отчетов сложно принимать обоснованные решения по ценообразованию и маркетингу.
Техническая поддержка и обучение
Качество сервиса поддержки часто определяет успех внедрения. Система может обладать богатым функционалом, но сложность освоения персоналом сведет преимущества к нулю. Критически важна техническая поддержка по телефону или онлайн-чату. Сбои в работе системы во время заезда гостей недопустимы. Скорость реакции на запросы должна измеряться минутами, а не часами. Обучение администраторов и управляющих — отдельный фактор. Поставщик обязан предоставлять видеоуроки, инструкции, вебинары и возможность индивидуальных консультаций. Отсутствие качественного обучения увеличивает срок адаптации и ведет к ошибкам персонала.
Прозрачность стоимости
Финансовая модель внедрения PMS требует детального анализа. Сравнивайте не только базовые тарифы, но и потенциальные скрытые платежи.
Распространены 2 основные модели: подписка и разовая покупка. Подписка предполагает ежемесячную или годовую плату за пользование облачным сервисом. Обычно включает обновления и базовую поддержку. Разовая покупка лицензии для серверной версии требует значительных первоначальных вложений.
Обращайте внимание на дополнительные расходы:
Непрозрачное ценообразование может увеличить итоговые расходы вдвое. Требуйте детализированный коммерческий договор.
Распространены 2 основные модели: подписка и разовая покупка. Подписка предполагает ежемесячную или годовую плату за пользование облачным сервисом. Обычно включает обновления и базовую поддержку. Разовая покупка лицензии для серверной версии требует значительных первоначальных вложений.
Обращайте внимание на дополнительные расходы:
- Стоимость обучения сотрудников.
- Цена кастомизации под специфику отеля.
- Плата за интеграции с внешними сервисами.
- Абонентская плата за расширенную техподдержку или дополнительные модули.
Непрозрачное ценообразование может увеличить итоговые расходы вдвое. Требуйте детализированный коммерческий договор.
Почему me hotel — оптимальный выбор для российских отелей
Универсальность для любых объектов
Система me hotel предлагает интегрированное решение для автоматизации ключевых операционных процессов в отелях, хостелах, глэмпингах и базах отдыха. Платформа устраняет рутину за счет централизованного контроля бронирований, номерного фонда и аналитики, минимизируя ошибки и повышая загрузку.
Инструменты динамического ценообразования и дистрибуции тарифов синхронизируют данные с OTA-каналами в режиме реального времени, предотвращая овербукинг. Встроенные механизмы управления гостевым опытом — от автоматических коммуникаций до сбора NPS-отзывов — позволяют фокусироваться на качестве сервиса, а не на административных задачах.
Ключевые преимущества me hotel:
Динамическое ценообразование и инструменты стимулирования прямых бронирований через сайт отеля сокращают зависимость от комиссионных каналов. Единая клиентская база с историей предпочтений гостя и системой NPS-оценок позволяет персонализировать сервис.
Долгосрочные эффекты автоматизации
Отели с PMS экономят до 40 часов ежемесячно на рутине. Высвобожденное время управляющие направляют на развитие сервиса: внедрение программ лояльности, переговоры с корпоративными клиентами или создание эксклюзивных пакетов.
💡 Экспертное мнение: Успешная автоматизация — не разовая настройка, а поступательный процесс. Начните с тест-драйва на 10 дней, проанализируйте отчетность. Затем подключайте модули точечно — так вы избежите перегрузки персонала и увидите результат через 2–3 месяца.
Важный нюанс — поддержка после внедрения. Команда me hotel предоставляет помощь и техническую поддержку в индивидуальном чате.
Система me hotel предлагает интегрированное решение для автоматизации ключевых операционных процессов в отелях, хостелах, глэмпингах и базах отдыха. Платформа устраняет рутину за счет централизованного контроля бронирований, номерного фонда и аналитики, минимизируя ошибки и повышая загрузку.
Инструменты динамического ценообразования и дистрибуции тарифов синхронизируют данные с OTA-каналами в режиме реального времени, предотвращая овербукинг. Встроенные механизмы управления гостевым опытом — от автоматических коммуникаций до сбора NPS-отзывов — позволяют фокусироваться на качестве сервиса, а не на административных задачах.
Ключевые преимущества me hotel:
- оптимизация сетки бронирования с функцией закрепления номеров для минимизации простоев;
- автоматизированная отправка данных в МВД и обработка курортного сбора;
- депозитная система, управление групповыми бронированиями, промокодами и акциями;
- интеграция с банками, SMS-центром (по тарифам сервиса) и телефонией MangoOffice (в расширенном тарифе);
- аналитический дашборд с метриками ADR, RevPAR, TRevPAR, RevPAC для контроля доходности;
- модуль бронирования с ROOM MIX для повышения среднего чека за счет переездов между категориями номеров;
- продажа дополнительных услуг на этапе бронирования с триггерными уведомлениями (SMS/WhatsApp);
- менеджер каналов для синхронизации квот и цен на Booking, Ostrovok и других OTA-площадках;
- модуль уборки и встроенная CRM для координации задач персонала.
Динамическое ценообразование и инструменты стимулирования прямых бронирований через сайт отеля сокращают зависимость от комиссионных каналов. Единая клиентская база с историей предпочтений гостя и системой NPS-оценок позволяет персонализировать сервис.
Долгосрочные эффекты автоматизации
Отели с PMS экономят до 40 часов ежемесячно на рутине. Высвобожденное время управляющие направляют на развитие сервиса: внедрение программ лояльности, переговоры с корпоративными клиентами или создание эксклюзивных пакетов.
💡 Экспертное мнение: Успешная автоматизация — не разовая настройка, а поступательный процесс. Начните с тест-драйва на 10 дней, проанализируйте отчетность. Затем подключайте модули точечно — так вы избежите перегрузки персонала и увидите результат через 2–3 месяца.
Важный нюанс — поддержка после внедрения. Команда me hotel предоставляет помощь и техническую поддержку в индивидуальном чате.
Чек-лист «Как начать использовать me hotel»
Шаг 1. Тест-драйв системы
Активируйте бесплатный 10-дневный доступ — оцените функционал и возможности программы.
Шаг 2. Гибкое подключение модулей
Выберите минимальный тариф с базовым набором функций и оцените, как это работает на практике. При необходимости перейдите на расширенный тариф.
Шаг 3. Обучение персонала
Используйте обширную базу знаний для обучения сотрудников — чек-листы, дорожную карту, видеоролики по функционалу.
Запустите автоматизацию сегодня! Система me hotel создана отельерами для отельеров — она исключает рутину, повышает доходность и адаптируется под ваш бизнес. Начните с тест-драйва, чтобы убедиться: это решение, которое работает без вашего постоянного участия.
Активируйте бесплатный 10-дневный доступ — оцените функционал и возможности программы.
Шаг 2. Гибкое подключение модулей
Выберите минимальный тариф с базовым набором функций и оцените, как это работает на практике. При необходимости перейдите на расширенный тариф.
Шаг 3. Обучение персонала
Используйте обширную базу знаний для обучения сотрудников — чек-листы, дорожную карту, видеоролики по функционалу.
Запустите автоматизацию сегодня! Система me hotel создана отельерами для отельеров — она исключает рутину, повышает доходность и адаптируется под ваш бизнес. Начните с тест-драйва, чтобы убедиться: это решение, которое работает без вашего постоянного участия.
me hotel всегда рядом
всегда рядом
me hotel
Живой блог в стиле LIVE
Жизнь системы с живым сердцем online, советы от отельеров, спецвыпуски с экспертами, новинки программы и команда в одном окне!
*Meta, в том числе ее продукт Instagram, признана экстремистской организацией в России
