1. Прием сменыПриём смены — основа стабильной и слаженной работы. Сначала администратор получает устный отчёт от коллеги: в нём — важные события, статус VIP-гостей, текущие проблемы и незавершенные задачи. Например, если ожидается заезд группы с особыми запросами, эту информацию нужно зафиксировать сразу. Далее следует материальная проверка: пересчет наличности в кассе, сверка ключей, радиостанций и парковочных талонов. Любое расхождение требует немедленного уточнения.
Критический этап — анализ данных в PMS me hotel. Администратор изучает отчеты по загрузке номеров, предстоящим заездам/выездам, статусам уборки и балансам гостей. Например, если система показывает неубранный номер после выезда, нужно срочно согласовать это с горничными. Параллельно проверяется актуальность информации на стойке: меню ресторана, прайсы допуслуг, контакты экстренных служб. Завершает этап планерка с персоналом, где распределяются приоритеты на смену.
2. Работа в сменуБронирования и продажи требуют постоянного мониторинга. Администратор отслеживает каналы: онлайн-агентства (OTA), телефонные звонки, прямых гостей. При овербукинге PMS mehotel помогает мгновенно оценить возможности перераспределения или предложить альтернативы. Например, если забронирован стандартный номер, а люкс свободен, уместно предложить апгрейд с аргументом: «В люксе вы получите отдельную гостиную зону для встреч».
Встреча и заселение — точка формирования лояльности. Используя
PMS mehotel, администратор проводит регистрацию за 3–4 минуты: сканирует документы, оформляет договор, вносит предпочтения в профиль гостя (например, «отказ от уборки» или «дополнительная подушка»). Важно сразу проинформировать о сервисах отеля: «Завтрак подается с 7:00 до 10:00 в ресторане на втором этаже».
Документация ведется параллельно: оформление актов на порчу имущества, фиксация инцидентов в журнале, учет платных услуг. Например, если гость разбил стакан, администратор составляет акт и вносит сумму компенсации в гостевой счет.
3. Завершение смены (End of Shift)Финал смены — этап передачи дел. Что делает администратор отеля? Готовит кассу: сверяет наличность с Z-отчетами, формирует пакет документов для бухгалтерии. Вносит итоговые данные в PMS: заметки о предпочтениях гостей, статусы нерешенных проблем, напоминания для следующей смены.
Перед уходом необходимо убедиться, что все задачи закрыты или делегированы. Если горничная не подтвердила уборку номера, администратор связывается с ней лично. Передача смены коллеге включает устный брифинг и проверку журналов: «VIP-гость в 501 уезжает завтра в 6:00 — подготовьте ранний завтрак». Рабочее место оставляют в идеальном порядке: стойка рецепции чиста, ключи разложены, принтеры заправлены бумагой.