Автоматизируем заселение в отель: как сохранить нервы гостей и деньги бизнеса

Первое впечатление гостя формируется у стойки ресепшена, и каждая лишняя минута ожидания работает против вас. Очередь, просьба оставить паспорт, ошибки в документах — всё это прямой путь к негативным отзывам.

Для управляющего это операционная яма: ручной ввод данных, недовольные гости и хаос создают риски снижения рейтинга, выгорания команды и ошибок, которые могут привести к штрафам от МВД.

Эта статья поможет превратить организацию заезда в конкурентное преимущество. Покажем по шагам, как система me hotel сокращает очереди на ресепшене, исключает ошибки и дарит гостям приятный старт путешествия.

Автоматизация на стойке убирает рутину из работы сотрудников и сокращает очереди. Технологии берут на себя подготовку данных, а администратор фокусируется на общении с постояльцами.

Например, гость заранее проходит онлайн-регистрацию, как перед авиаперелетом, и данные сохраняются в системе. Когда он приезжает в отель, администратор открывает уже заполненную форму. Остается только сверить документы и выдать ключи.

Это инвестиция, которая окупается снижением операционных затрат и ростом лояльности гостей. Внедрение автоматизации сокращает время регистрации с 10-15 до 2-3 минут на человека. Это особенно ценно в высокий сезон или при групповом заезде, когда каждый лишний гость в очереди оборачивается негативными отзывами.

• Рост лояльности гостей

Постояльцы получают позитивный опыт с первой минуты, и это отражается на рейтингах отеля;

• Рост эффективности персонала

Автоматизация упрощает труд администраторов, теперь они успевают обслужить больше посетителей без увеличения штата.

• Снижение рисков

Система помогает быстро и корректно собирать и передавать данные в МВД, защищая отель от штрафов.

В системе управления отелем me hotel уже разработаны решения для самых частых сценариев заселения гостей в отель.

1. Предварительная онлайн-регистрация
Можно предложить заполнить все данные заранее.

«Мы отправляем сообщение по WhatsApp или email. И там буквально небольшой призыв: дорогой гость, если ты заполнишь данные сейчас, то ты сэкономишь время при заезде. Всё это попадает в нашу систему ещё до его приезда».

Антон Ванюков, Технический директор me hotel

2. Быстрое добавление постояльцев на допместах

При онлайн-регистрации можно указать не только основных проживающих, но и добавить, например, ребенка. Тогда по приезду третья кровать уже будет ждать семью в номере.

3. Контроль оплаты бронирования

Система автоматически проверяет платежи по брони. Менеджер видит в карточке, оплачена ли она полностью или есть остаток. Заселение гостя невозможно провести, пока все расчеты не завершены. Это исключает ошибки и защищает отель от финансовых потерь.

4. Фиксация данных об автомобиле

Если гость приехал на машине, администратор сразу добавляет её номер в карточку брони. Больше не нужно искать, кому принадлежит авто, если потребуется попросить переставить его.

5. Мгновенное внесение данных на стойке через сканер

Если клиент не прошел онлайн-регистрацию, администратор может использовать сканер Regula. Документ проверяется на подлинность, а данные переносятся в карточку гостя, экономя время сотрудника.

6. Автоматическая подготовка данных для МВД

Система собирает информацию о заселившихся. Сотруднику остается только проверить автоматически заполненные поля и одним кликом выгрузить готовый файл для отправки в УФМС.

7. Управление ранними заездами

Если посетитель приехал раньше, а комната еще не готова, администратор нажимает кнопку «Гость на ресепшн». Статус номера в системе мгновенно меняется на «Ожидает уборки», а его карточка выделяется цветом.

Это сигнал для горничных убрать номер вне очереди. Как только команда будет готова, статус обновится на «Номер убран», а постояльцу придет уведомление с приглашением заселиться.

Быстрая и комфортная процедура заселения в отель помогает формировать лояльность гостей. А это, в свою очередь, гарантирует увеличение числа повторных бронирований. Именно так выглядит реальная ценность безупречного первого впечатления.

Хаос на ресепшене — это не просто неудобства, а ежедневные финансовые и репутационные потери:

• Прямые убытки от штрафов

Любая опечатка в данных или задержка с отправкой отчета в МВД (даже всего на день) может привести к штрафу до 500 000 рублей.

• Снижение выручки

Жалобы на очереди у стойки бьют по рейтингу, уменьшая количество бронирований.

• Рост текучки кадровов

Администраторы тратят часы на рутину, а стресс от очередей и недовольства гостей ведет к выгоранию и быстрому увольнению. Бизнес тратит деньги на поиск и обучение персонала.

Этот алгоритм поможет вам превратить заселение гостя в отель из проблемы в конкурентное преимущество.

1. Соберите данные до заезда
Настройте автоматическую отправку ссылки на онлайн-анкету за 1-3 дня до заезда.

2. Обучите персонал работе по готовым сценариям в день заезда

• Если информация уже в системе: сверить документы и выдать ключи. Проверяйте актуальность данных даже у постоянных гостей: номер паспорта или адрес могли поменяться.
• Если в системе нет данных: использовать сканер Regula для мгновенного заполнения карточки.
• Проверить статус оплаты брони. Система подскажет, или есть остаток к доплате. Заселяйте гостя только после полной оплаты проживания.
• Не забыть внести номер автомобиля, если постоялец приехал на личном транспорте.
• При раннем заезде: нажать на кнопку «Гость на ресепшн», чтобы запустить срочную уборку и уведомить гостя по готовности номера.

3. Автоматизируйте отчётность

• Перед завершением смены одним кликом выгружайте журнал миграционного учета для отправки в МВД.

1. Почему использование PMS-системы при заселении особенно выгодно малым и средним отелям?
В отличие от крупных сетей, в небольших объектах размещения один сотрудник часто выполняет несколько ролей, и его время на вес золота. Система снижает нагрузку на администратора: проверяет оплату, формирует документы, готовит отчеты и уведомляет о предстоящих заездах. Это позволяет сохранить качество сервиса без увеличения штата.

2. Можно ли автоматически заселять гостей, которые забронировали номер через агрегаторы?
Да, me hotel интегрируется с популярными каналами продаж. Бронирования автоматически поступают в базу, и вы можете обрабатывать их так же, как и прямые: отправлять гостям ссылку для онлайн-регистрации, контролировать оплату и быстро заселять без ручного переноса данных.

3. Сложно ли внедрить автоматизацию, если в отеле нет штатного IT-специалиста?
Внедрение системы me hotel не требует специальных технических знаний. Процесс максимально упрощен: мы предоставляем четкие инструкции, готовые шаблоны для общения с гостями и подробную базу знаний. На всех этапах вас сопровождают наши специалисты.

Автоматизация заселения — это стратегический инструмент, который повышает лояльность гостей, снижает расходы и защищает от штрафов. Простые и удобные сценарии работы с гостями превращают стойку ресепшена в зону спокойного и эффективного сервиса.

В системе me hotel уже настроены все инструменты для быстрой и слаженной работы с прибывшими гостями. Убедитесь в этом сами: полная версия системы на 10 дней уже ждет вас.

Попробовать бесплатно